Bir teklif e-postası düşünün. Biri firmaadi2019@gmail.com adresinden geliyor, diğeri satis@firmaadi.com.tr adresinden. Hangisine daha çok güvenirsiniz? Kurumsal e-posta, firmanızın kendi alan adıyla kullandığınız e-posta adresidir ve aradaki fark yalnızca görüntüyle sınırlı değil. Bu yazıda kurumsal e-postanın neden önemli olduğunu ve nasıl doğru kurulacağını anlatıyoruz.
Kurumsal e-posta ile ücretsiz e-posta arasındaki fark
Ücretsiz bir e-posta hizmeti kişisel kullanım için harikadır. İş için kullandığınızda ise birkaç önemli eksikliği ortaya çıkar:
- Güven: Müşteriler, firma adıyla gelen bir e-postayı ciddiye alır. Ücretsiz adresler, özellikle ilk temasta "bu firma gerçek mi?" sorusunu doğurur.
- Marka: Gönderdiğiniz her e-posta alan adınızı tekrar tekrar gösterir; bu, ücretsiz bir marka hatırlatmasıdır.
- Hesapların sahipliği: Bir çalışan işten ayrıldığında kişisel adresi ve içindeki tüm yazışmalar onunla gider. Kurumsal e-postada hesap firmanızındır; şifreyi değiştirir, yazışmaları korur ve gerekirse başka birine yönlendirirsiniz.
- Düzen: satis@, destek@, muhasebe@ gibi rol adresleriyle gelen e-postalar doğru kişiye gider; kişiler değişse de adresler aynı kalır.
E-postalarınız neden spama düşüyor?
Kurumsal e-postanın en az bilinen ama en önemli faydası teslim edilebilirliktir. Alıcı sunucular bir e-postanın gerçekten sizden gelip gelmediğini üç kayda bakarak anlamaya çalışır:
- SPF: Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini belirten bir DNS kaydıdır. Listede olmayan bir sunucudan gelen e-posta şüpheli sayılır.
- DKIM: Gönderdiğiniz her e-postaya eklenen dijital bir imzadır. Alıcı, e-postanın yolda değiştirilmediğini bu imzayla doğrular.
- DMARC: SPF veya DKIM doğrulaması başarısız olan bir e-postaya ne yapılacağını (kabul et, spama at, reddet) söyleyen kuraldır. Ayrıca alan adınız adına sahte e-posta gönderilmeye çalışıldığında sizi raporlarla haberdar eder.
Bu üç kayıt doğru ayarlanmamışsa en masum e-postanız bile spam klasörüne düşebilir. Kurumsal e-posta paketlerimizde bu kayıtlar alan adınız için hazır gelir; ayrıca uğraşmanız gerekmez.
Not: Sahte gönderici (spoofing) saldırılarında dolandırıcılar sizin alan adınızı kullanarak müşterilerinize e-posta göndermeye çalışır. DMARC kaydı, bu e-postaların müşterilerinize ulaşmasını büyük ölçüde engeller.
Güvenlik: spam ve virüs koruması
İş e-postası, kimlik avı (phishing) saldırılarının en sık kullandığı kanaldır. "Faturanız ektedir" başlıklı sahte bir e-postadaki tek bir tıklama, tüm şirketi riske atabilir. Gelen kutunuza ulaşmadan önce zararlı ekleri ve şüpheli bağlantıları ayıklayan bir spam ve virüs koruması bu yüzden önemlidir.
Çalışanlarınız için de birkaç basit kural belirleyin:
- Beklenmeyen ekleri, özellikle .zip ve .exe uzantılı dosyaları açmadan önce gönderene telefonla teyit edin.
- Şifre ve ödeme bilgisi isteyen e-postalara bağlantıdan değil, sitenin adresini kendiniz yazarak gidin.
- Hesaplarınızda güçlü ve birbirinden farklı şifreler kullanın.
Kurumsal e-posta nasıl kurulur?
- Bir alan adınız olsun. Henüz yoksa alan adı sorgulama sayfasından markanıza uygun adresi bulun. Türkiye'deki müşterileriniz için .com.tr'yi düşünüyorsanız .com.tr alan adı nasıl alınır yazımıza göz atın.
- Bir e-posta paketi seçin. Kişi sayınıza ve kutu kotasına göre paket belirleyin.
- Adreslerinizi oluşturun. Kişisel adresler (ad.soyad@) ve rol adresleri (info@, destek@) açın.
- Cihazlarınıza ekleyin. Telefon ve bilgisayardaki e-posta uygulamanıza IMAP ile eklediğinizde tüm cihazlarda aynı klasörleri görürsünüz.
Eski bir e-posta hizmetinden geçiyorsanız eski yazışmalarınızı kaybetmeniz gerekmez. E-posta taşıma hizmetiyle mevcut kutularınız içerikleriyle birlikte taşınır.
Sık sorulan sorular
Kurumsal e-posta için web sitem olması gerekir mi?
Hayır. Yalnızca bir alan adınız olması yeterlidir. Web siteniz olmasa da ad@firmaniz.com.tr biçiminde e-posta kullanabilirsiniz.
Mevcut Gmail ya da Outlook uygulamamı kullanmaya devam edebilir miyim?
Evet. Kurumsal e-posta hesabınızı telefonunuzdaki ya da bilgisayarınızdaki mevcut e-posta uygulamasına ekleyebilirsiniz; alışkanlıklarınızı değiştirmeniz gerekmez.
Hosting paketimde e-posta var, ayrıca e-posta paketi almalı mıyım?
Az sayıda kutu ve düşük hacimli yazışma için hosting içindeki e-posta yeterli olabilir. Çok kullanıcılı bir ekip, büyük kutu kotası ve yüksek teslim edilebilirlik istiyorsanız ayrı bir mail hosting çözümü daha sağlıklıdır. Web sitesi tarafında neye ihtiyacınız olduğunu web sitesi açmak için ne gerekir yazımızda anlattık.
Bu yazı işinize yaradı mı?